7 regole da seguire quando parli con gli altri: sembrerai più chiaro e sicuro

A tutti è capitato almeno una volta di parlare con qualcuno che utilizza parole complicatissime per spiegare una cosa semplicissima. Magari lo fa per apparire preparato, autorevole o particolarmente intelligente. Eppure l’effetto può essere esattamente l’opposto.

Quando comunichiamo, infatti, non conta soltanto quello che diciamo. Conta soprattutto quanto facilmente riusciamo a far arrivare il messaggio all’altra persona.

Frasi brevi, parole precise, tono della voce e persino qualche secondo di silenzio possono avere più efficacia di un vocabolario pieno di termini sofisticati.

Ecco allora 7 regole da seguire quando parliamo con gli altri.

1. Le parole semplici funzionano meglio

Un concetto difficile non deve necessariamente essere spiegato in maniera difficile.

Anzi, riuscire a trasformare qualcosa di complesso in un messaggio comprensibile è spesso una delle dimostrazioni migliori della padronanza di un argomento.

Dire “iniziamo il progetto domani” è immediato. Utilizzare una frase molto più lunga e burocratica per comunicare esattamente la stessa informazione costringe soltanto chi ascolta a uno sforzo maggiore.

Essere semplici non significa avere un vocabolario povero. Significa sapere quale parola utilizzare e quando utilizzarla.

2. Non usare un termine soltanto perché suona bene

Le parole sofisticate possono diventare una trappola quando non ne conosciamo perfettamente il significato.

Prendiamo “semplicistico”. Non è sinonimo di semplice: indica qualcosa che riduce eccessivamente una questione complessa.

Basta quindi utilizzare una parola nel contesto sbagliato per ottenere proprio il risultato che volevamo evitare.

Quando siamo incerti, meglio una parola comune utilizzata correttamente che una ricercata utilizzata male.

3. Taglia le frasi troppo lunghe

Se mentre parliamo dobbiamo prendere fiato tre volte prima di mettere un punto, forse quella frase è diventata troppo lunga.

Le costruzioni semplici e dirette permettono all’interlocutore di seguire più facilmente il ragionamento.

“Le vendite sono aumentate questo trimestre” comunica già tutto quello che serve.

Aggiungere parole soltanto per rendere la frase apparentemente più professionale non migliora necessariamente il messaggio.

Una frase breve non è meno intelligente. È semplicemente più difficile da fraintendere.

4. Di’ subito quello che vuoi dire

Alcune persone impiegano cinque minuti di premessa prima di arrivare al motivo per cui hanno iniziato a parlare.

Chi ascolta, nel frattempo, cerca disperatamente di capire dove vogliano arrivare.

Una comunicazione efficace segue spesso la strada opposta: prima il punto principale, poi la spiegazione.

È una regola particolarmente utile sul lavoro, durante una riunione o quando bisogna affrontare un problema.

Se devi chiedere qualcosa, chiedila. Se devi comunicare una decisione, comunicala. Le spiegazioni possono arrivare subito dopo.

5. Non risolvere tutto con un messaggio

WhatsApp, email e chat sono comodissimi, ma hanno un limite enorme: non hanno una voce.

Una frase scritta può sembrare fredda, aggressiva o ironica anche quando non era questa l’intenzione.

Quando parliamo, invece, utilizziamo tono, ritmo, volume, intonazione e pause. Sono informazioni che aiutano l’altra persona a comprendere non soltanto quello che stiamo dicendo, ma anche come lo stiamo dicendo.

Per una comunicazione delicata o particolarmente importante, qualche volta una telefonata di due minuti vale più di trenta messaggi.

6. Lascia perdere il gergo quando non serve

Ogni settore ha le proprie parole alla moda.

Nel mondo del lavoro abbondano termini inglesi, acronimi e formule che qualche volta sembrano create appositamente per rendere complicato ciò che potrebbe essere detto normalmente.

Il gergo è utile quando permette a persone che conoscono lo stesso settore di comunicare più velocemente.

Diventa inutile quando serve soltanto a far sembrare sofisticato un concetto normale.

Se chi ti ascolta deve chiederti cosa significa metà delle parole che hai utilizzato, probabilmente il problema non è suo.

7. Impara a stare zitto per qualche secondo

Il silenzio durante una conversazione mette molte persone a disagio.

Per evitarlo riempiamo ogni spazio con “ehm”, “cioè”, “praticamente”, “diciamo” e decine di altri intercalari.

Eppure fermarsi per qualche secondo prima di rispondere non è un difetto.

Una pausa permette di pensare, scegliere meglio le parole e dare maggiore peso a quello che stiamo per dire.

Non dobbiamo dimostrare di conoscere una risposta nel minor tempo possibile. Qualche volta una risposta arrivata dopo tre secondi di riflessione vale molto più della prima frase pronunciata di fretta.

Chi comunica bene sa anche ascoltare

C’è infine una caratteristica che attraversa tutte le altre: saper ascoltare.

Una buona conversazione non è una gara per stabilire chi riesce a parlare di più.

Fare una domanda, chiedere un’opinione o voler capire meglio quello che l’altra persona sta dicendo non significa essere meno preparati. Al contrario, dimostra curiosità e disponibilità ad acquisire informazioni nuove.

Alla fine, comunicare bene potrebbe essere molto più semplice di quanto pensiamo.

Parole semplici, frasi brevi, meno gergo, qualche pausa e soprattutto attenzione per chi abbiamo davanti.

Perché parlare in maniera complicata è relativamente facile. La vera abilità è riuscire a rendere semplice ciò che abbiamo nella testa anche per chi ci sta ascoltando.